Van Shadow AI naar veilig AI-gebruik in vier stappen (ook zonder budget)

De meeste organisaties weten niet welke AI-tools aan hun interne systemen en data gekoppeld zijn. Daar is niets vreemds aan: er komen wekelijks nieuwe tools bij en medewerkers proberen ze graag uit. Het punt is niet dat je alles moet tegenhouden. Het punt is dat je moet weten wat er gebeurt, zodat je bewust kunt kiezen. Deze vier stappen helpen daarbij.

Geschreven door: Ben Meints

Stap 1: Zorg voor inzicht

Dit is geen nieuw probleem. Jaren geleden heette het Shadow IT: medewerkers die zelf cloudtools in gebruik namen. Dezelfde hulpmiddelen die daarvoor bestaan, laten nu ook AI-gebruik zien.

Gebruik je Microsoft 365 met Business Premium of hoger? Dan heb je waarschijnlijk al Defender for Cloud Apps en Purview tot je beschikking. Die laten zien welke clouddiensten, inclusief AI-apps, vanuit jouw omgeving worden benaderd, en geven elke dienst een risicoscore. Is het een bekende partij? Worden je gegevens in de EU verwerkt of ergens anders?

Heb je die Microsoft-tooling niet, kijk dan naar wat je wél hebt: de logboeken van je webproxy, firewall of webfilter. Ook die laten zien waar je medewerkers hun data naartoe sturen.

Het doel van deze stap: weten welke AI in gebruik is en door wie. Niet om mensen op de vingers te tikken, maar om de omvang van het vraagstuk te kennen.

Stap 2: Bepaal wat AI wél en niet mag zien

Je gaat AI niet helemaal uitzetten. Geef gebruikers dus een goedgekeurde optie, maar bepaal ook welke data daar buiten blijft.

Dat doe je met gevoeligheidslabels (sensitivity labels) op je documenten: ‘openbaar’, ‘intern’, ‘vertrouwelijk’, ‘strikt vertrouwelijk’. Liefst automatisch toegekend op basis van de inhoud. Met zo’n label kun je Copilot en vergelijkbare tools instrueren om bepaalde data niet te verwerken.

Een belangrijke verschuiving: voorheen ging het vooral om nieuwe documenten labelen. Nu zien we dat juist het labelen van bestaande, historische data belangrijk wordt. Daarmee kun je aan je toezichthouder, accountant of klant laten zien: deze gegevens hebben wij gelabeld als strikt vertrouwelijk, en onze AI-tools verwerken die niet. Technisch is dat goed te doen; het vraagt vooral om keuzes vanuit de business.

Stap 3: Regel waar en hoe data verwerkt wordt

Met labels en Purview kun je blokkeren dat bepaalde data door AI wordt verwerkt. Daarnaast wil je weten wáár die verwerking plaatsvindt.

Op de laptop van de medewerker
AI-verwerking gebeurt niet alleen in de cloud, maar ook lokaal via browsers en desktoptools. Kun je dat afdwingen? Zonder Endpoint DLP (bescherming tegen datalekken op het apparaat zelf) meestal niet. Endpoint DLP is de afgelopen jaren veel sneller en toegankelijker geworden en is als Purview-uitbreiding beschikbaar voor Business Premium. De alternatieve keuze, geen AI op apparaten toestaan, is in de praktijk lastig vol te houden.

Binnen of buiten de EU
Je tenant staat in Europa, dus je gaat ervan uit dat Copilot je data in Europa verwerkt. Dat klopt meestal, maar niet altijd. Veel Copilot-diensten kennen een instelling (vaak ‘flex routing’ genoemd) die bij piekbelasting verwerking buiten de EU toestaat, bijvoorbeeld in de VS of Australië. Veel organisaties waar wij mee werken willen dat niet, ook niet met de aangeboden anonimisering. Controleer daarom in het Microsoft 365 Admin Center onder Copilot of de EU-datagrens aan staat en flex routing uit. Dit geldt ook voor Dynamics, Power Platform en Copilot Studio.

Stap 4: Blijf kijken

Een beleid en een lijst met goedgekeurde tools zijn een momentopname. De markt verandert wekelijks. Je hebt dus doorlopend zicht nodig op welke AI-agenten er draaien, waar ze bij kunnen en welke acties ze uitvoeren.

Dat kan via de Defender-producten, maar steeds meer organisaties kiezen voor één centraal AI-governanceplatform, zoals Microsoft Agent 365. Zo’n platform is één toegangspunt voor alle agenten in je omgeving: het ziet welke data wordt benaderd, markeert wat risicovol is en meldt afwijkingen, bijvoorbeeld een nieuwe agent die opeens verschijnt.

Geen budget? Zo begin je maandag toch

AI stond vorig jaar bij veel organisaties nog niet op de begroting. Dat hoeft geen reden te zijn om te wachten:

1. Zet Defender for Cloud Apps Discovery aan als je het hebt, en kijk anders in je proxy- en firewalllogs. Dat geeft direct beeld van wat er gebeurt.
2. Loop de Copilot- en AI-instellingen in Microsoft 365 na: EU-dataverwerking, flex routing, en waar Copilot toegang toe heeft.
3. Zet een eerste, korte beleidsregel op papier: dit is onze goedgekeurde AI-tool, dit soort data gaat er niet in.
4. Geef je medewerkers een werkende, goedgekeurde optie en leg uit waarom. Beleid dat niemand begrijpt, wordt niet gevolgd.

Begin klein met wat de AI mag zien

Moet je goedgekeurde AI-assistent toegang hebben tot élke SharePoint-site? Waarschijnlijk niet. Begin met het laaghangend fruit: interne notities, vergaderverslagen, algemene documenten. Houd bestuursstukken, personeelsdossiers en financiële data erbuiten tot je labels en bescherming op orde zijn. Zo profiteren je medewerkers direct, zonder dat je de grootste risico’s openzet.

Ontdek de mogelijkheden

Binnen Ekco Sphere hebben wij een Shadow AI dashboard, waardoor je alle inzichten op één plek hebt. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op.