VIDEO: Zo gebruik je Outlook, Teams, To Do en Loop als één georganiseerd geheel

Geschreven door: Leo van de Haar

Ben je ooit verdwaald geraakt in je takenlijstjes, e-mails, vergaderverzoeken en notities? Goed nieuws: Microsoft biedt je alle tools om grip te houden op je dag. En die werken naadlozer samen dan je misschien denkt.

Alles binnen handbereik met ‘Mijn Dag’ in Outlook

Bovenin Outlook zie je de knop ‘Mijn Dag’. Klik je daarop, dan krijg je direct een overzicht van je agenda en je taken naast je mailbox. Geen klik-klik-klik meer tussen apps, maar in één oogopslag zien wat er vandaag moet gebeuren.

Sleep je een e-mail naar het Mijn Dag-venster? Dan heb je de keuze: maak er een taak van, of plan er direct een afspraak van in. Outlook stelt zelfs automatisch een Teams-meeting voor. Ideaal als je snel actie wilt ondernemen op wat binnenkomt in je inbox.

Taken maken, plannen en bijhouden met To Do

Via ‘Mijn Dag’ kun je e-mails direct omzetten in taken die vervolgens in Microsoft To Do verschijnen. Daar kun je ze prioriteren, opdelen in subtaken, deadlines toevoegen of bestanden koppelen. Alles netjes georganiseerd, precies zoals jij dat wilt.

To Do is vooral handig voor je persoonlijke workflow. Taken zijn altijd beschikbaar, ook mobiel, zonder dat je Teams hoeft te openen.

Planner & Teams: samenwerken met structuur

Werk je samen in Teams? Dan kun je daar apps toevoegen, waaronder Planner. Daarin zie je niet alleen je persoonlijke taken (zoals in To Do), maar ook teamtaken, netjes gesorteerd in buckets zoals ‘Nog te doen’, ‘Bezig’ en ‘Afgerond’. Je kunt snel zien waar een taak vandaan komt, aan wie hij is toegewezen, en wat de status is.

Heb je bijvoorbeeld een taak “Hotel boeken” gekregen binnen het team ‘Logistiek’? Dan zie je dat meteen terug in Planner – mét context.

Loop: samenwerken op een leeg canvas

Loop is een relatief nieuwe tool van Microsoft en voelt als een OneNote 6.0, maar dan volledig interactief. Je kunt er samen aan documenten, notulen en takenlijsten werken. En het mooie is: Loop werkt naadloos samen met Teams. Voeg je een agenda toe aan een nieuwe vergadering, dan wordt er automatisch een Loop-component gemaakt waar je samen kunt werken aan taken en notities.

Er zijn talloze templates beschikbaar, bijvoorbeeld voor projectplanning. Alles blijft bij elkaar: deelnemers, rollen, deadlines en voortgang. Perfect voor hybride samenwerken.

Slim zoeken en favorieten

Heb je veel gedeelde agenda’s en inboxen? Je kunt de inbox van een gedeelde mailbox toevoegen aan je favorieten in Outlook. Handig als je snel wilt schakelen tussen je eigen en teammailboxen.

Ook de zoekfunctie is flink verbeterd. In Teams kun je filteren op berichten, personen, groepschats en kanalen. Outlook geeft je nog wat meer opties, zoals zoeken binnen specifieke onderdelen van je mailbox of binnen Teams-berichten.

Conclusie: werk vanuit één geïntegreerd systeem

Door Outlook, Teams, To Do, Planner en Loop te combineren, werk je niet alleen efficiënter, maar houd je ook het overzicht. Taken die je vandaag moet doen? Zet ze in ‘Mijn Dag’. Werk je samen? Gebruik Planner of Loop. En alles is met elkaar verbonden.

Kortom: Microsoft biedt je alle tools om grip te houden op je werkdag – je hoeft ze alleen nog maar slim in te zetten.