Slimmer werken met Microsoft Teams: praktische tips die je direct helpen

Microsoft Teams is voor veel organisaties dé plek geworden waar samenwerking plaatsvindt. We chatten, vergaderen, delen bestanden en werken samen in projecten. Vaak allemaal vanuit één omgeving.

Maar juist omdat we Teams zo intensief gebruiken, sluipen er ook inefficiënties in. Kleine instellingen blijven onbenut, handige functies worden niet gebruikt en overzicht raakt verloren.

Tijdens ons webinar deelden we praktische tips om meer grip te krijgen op Teams. In deze blog nemen we je daarin mee.

Geschreven door: Leo van de Haar

Tekst gaat verder onder de video.

Begin bij de basis: je profiel en status

Het klinkt eenvoudig, maar wordt verrassend vaak vergeten: zorg dat je profiel klopt. Een profielfoto lijkt misschien bijzaak, maar maakt een groot verschil. Zeker voor nieuwe collega’s helpt het enorm om gezichten bij namen te krijgen. Teams wordt daarmee direct persoonlijker en toegankelijker.

Goed om te weten: je foto is alleen intern zichtbaar. Externe contacten zien deze niet automatisch, wat prettig is vanuit privacy-oogpunt.

Minstens zo belangrijk is je status. Die geeft namelijk richting aan hoe collega’s met je omgaan. Sta je op ‘niet storen’, dan is dat vaak met een reden. Door hier als organisatie bewust mee om te gaan (en er afspraken over te maken) voorkom je onnodige onderbrekingen en frustratie.

Teams naar jouw hand zetten

Wat veel mensen niet weten, is hoeveel je kunt aanpassen in Teams. Vrijwel elk gedrag (van meldingen tot chatinstellingen) is te configureren.

Een mooi voorbeeld is de enter-toets. Wil je dat een bericht direct wordt verzonden, of wil je eerst een nieuwe regel? Dat kun je tegenwoordig zelf instellen. Klein detail, maar het maakt dagelijks gebruik een stuk prettiger.

Ook handig: je kunt tegenwoordig eenvoudig zoeken binnen je instellingen. Twijfel je of iets mogelijk is? Grote kans dat je het daar kunt vinden.

Overzicht houden in een drukke werkomgeving

Een van de grootste uitdagingen in Teams is overzicht. Chats, kanalen en meldingen stapelen zich snel op.

Een veelvoorkomende oorzaak van “verdwenen” berichten blijkt verrassend simpel: filters. Die blijven vaak onbewust aanstaan, waardoor je maar een deel van je berichten ziet. Het is dus altijd goed om even te checken of daar niets actief is.

Daarnaast kun je Teams beter organiseren door gebruik te maken van favorieten en secties. Door belangrijke chats en kanalen bovenaan vast te zetten, houd je grip op waar je dagelijks in werkt.

Het lijkt een kleine aanpassing, maar scheelt enorm in zoektijd en afleiding.

Chats en kanalen: slimmer omgaan met informatie

Binnen Teams werk je met gesprekken (threads) in kanalen. Wat veel mensen niet gebruiken, is de mogelijkheid om specifieke gesprekken te volgen.

Door een bericht te volgen, blijf je automatisch op de hoogte van updates. Zonder dat je het hele kanaal hoeft bij te houden. Zeker in drukke teams is dit een groot voordeel.

Daarnaast kun je berichten eenvoudig opslaan of later terugvinden, waardoor belangrijke informatie niet verloren gaat in de stroom van communicatie.

Internationaal samenwerken? Gebruik de vertaalfunctie

Werk je met internationale collega’s? Dan biedt Teams een verrassend krachtige oplossing.

Berichten kun je namelijk met één klik vertalen. Dat betekent dat iedereen in zijn eigen taal kan communiceren, zonder dat dit samenwerking in de weg staat.

In de praktijk verlaagt dit de drempel om samen te werken enorm. Zeker in internationale organisaties.

Vergaderen: sneller, slimmer en professioneler

Vergaderingen zijn een groot onderdeel van Teams, maar vaak ook een bron van inefficiëntie.

Een simpele, maar effectieve tip: start je meeting direct vanuit het Teams-icoon (via rechtsklik). Zo hoef je niet eerst naar je agenda te navigeren en ben je sneller in je overleg.

Ook het plannen van meetings kan slimmer. Zit je al in een chat met collega’s? Dan kun je vanuit daar direct een vergadering starten. De deelnemers worden automatisch toegevoegd, wel zo efficiënt.

Waar komen opnames en bestanden terecht?

Een vraag die vaak terugkomt: waar blijven opnames en transcripties?

In de basis geldt:

Plan je een meeting vanuit je persoonlijke omgeving ? opname komt in je OneDrive
Plan je een meeting vanuit een kanaal ? alles blijft binnen het team

Dat laatste is vaak de betere keuze, zeker voor samenwerking. Zo blijft informatie toegankelijk voor het hele team, ook als iemand afwezig is of uit dienst gaat.

Presenteren zonder stress

Iedereen herkent het wel: je deelt je scherm en precies op dat moment verschijnen er notificaties, berichten of andere ongewenste dingen in beeld.

De oplossing is simpel: deel niet je hele scherm, maar alleen een venster. Zo houd je controle over wat anderen zien.

Werk je met PowerPoint? Gebruik dan PowerPoint Live. Daarmee:

zien deelnemers alleen je slides
zie jij je notities en aankomende slides
behoud je controle over de presentatie

Het maakt presenteren niet alleen professioneler, maar ook een stuk rustiger.

Bekijk alle Microsoft Teams Tips & Tricks

Teams als startpunt van je werkdag

Teams ontwikkelt zich steeds meer tot een centrale werkplek. Met integraties zoals intranet, apps en dashboards hoef je minder te schakelen tussen verschillende tools.

Denk bijvoorbeeld aan:

nieuws uit je organisatie
gekoppelde applicaties
snelle toegang tot documenten en projecten

Hoe beter je Teams inricht, hoe meer het een echte startpagina wordt voor je werkdag.

Tot slot: kleine aanpassingen, groot verschil

Wat opvalt, is dat de meeste verbeteringen niet zitten in grote veranderingen, maar in kleine aanpassingen.

Een instelling hier, een andere werkwijze daar, en ineens werk je een stuk efficiënter.

Teams biedt enorm veel mogelijkheden, maar je moet ze wel kennen én gebruiken. Door daar bewust mee om te gaan, haal je veel meer uit de tool.

Meer weten?

Wil je sparren over hoe jouw organisatie slimmer kan werken met Outlook, Teams en Microsoft 365? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.