Microsoft stopt met EWS: actie vereist voor Exclaimer Sent Items Update én twee nieuwe functies

Microsoft schakelt Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online vanaf oktober 2026 geleidelijk uit. Voor organisaties die Exclaimer gebruiken voor hun e-mailhandtekeningen is de impact beperkt, maar er is één onderdeel dat wél aandacht vraagt: de optionele functie Sent Items Update.

Het goede nieuws: Exclaimer heeft deze functie inmiddels omgebouwd naar de Microsoft Graph API. Die update is live. Om er gebruik van te blijven maken, moet je de functie eenmalig opnieuw autoriseren.

Geschreven door: Ivar Jannes

Wat blijft ongewijzigd?

Reguliere server-side en client-side e-mailhandtekeningen blijven gewoon werken. De uitfasering van EWS heeft hier geen invloed op. Gebruikers van Outlook voor Windows, Outlook voor Mac of Outlook op het web met de Exclaimer-add-in zullen in de praktijk geen verschil merken.

Waar gaat Sent Items Update over?

Sent Items Update zorgt ervoor dat de e-mail in de map Verzonden items van de afzender wordt bijgewerkt naar de versie inclusief de door Exclaimer toegevoegde handtekening.

Deze functie is vooral relevant wanneer handtekeningen uitsluitend server-side worden toegevoegd. Zonder Sent Items Update kan het dan voorkomen dat de e-mail in Verzonden items afwijkt van wat de ontvanger daadwerkelijk in zijn inbox ziet. Denk aan verzending via:

• Outlook Mobile
• multifunctionele printers en scan-to-mail
• applicaties en systemen die automatisch e-mails versturen

Voor afdelingen die veel met deze verzendmethodes werken, is een consistent archief in Verzonden items belangrijk. Bijvoorbeeld voor dossiervorming of controle.

Wie moet actie ondernemen?

Gebruik je Exclaimer met de functie ‘Sent Items Update’? Dan is een eenmalige herautorisatie nodig. Deze handeling kan worden uitgevoerd door een beheerder van zowel de Exclaimer- als Microsoft 365-omgeving. Indien gewenst kan Ekco hierbij ondersteuning bieden.

Weet je niet zeker of Sent Items Update actief is? Dat is direct zichtbaar in de Exclaimer-beheerconsole via de stappen hieronder. Gebruik je de functie niet, dan hoef je niets te doen.

Zo herautoriseer je Sent Items Update:

1. Ga in de Exclaimer admin console naar het tandwielpictogram en kies Mail Flow.
2. Navigeer naar de sectie Sent Items Update.
3. Klik op Authorize.
4. Meld je aan met de inloggegevens van een Global Administrator van je Microsoft 365-tenant.
5. Controleer de gevraagde permissies en kies Accept. Hiermee geef je Exclaimer via Microsoft Graph toegang tot verzonden items.
6. Je ziet de melding Authorization Successful. De service is nu actief via Graph.

De bestaande methode blijft werken totdat Microsoft EWS daadwerkelijk uitschakelt, wat vanaf oktober 2026 begint. Ons advies is niet te wachten: voer de herautorisatie uit op een moment dat het jou past, in plaats van straks onder tijdsdruk.

Ook nieuw in Exclaimer: meer flexibiliteit voor gebruikers en gedeelde mailboxen

Naast de overgang naar Microsoft Graph blijft Exclaimer investeren in nieuwe functionaliteit voor Microsoft 365-organisaties. Twee toevoegingen die het beheer verder vereenvoudigen:

Standaard handtekening kiezen bij gedeelde mailboxen

Met de nieuwe Default Signature Source-functie bepalen beheerders welke handtekening standaard wordt toegepast wanneer iemand mailt vanuit een gedeelde mailbox of namens een andere gebruiker. Je kiest tussen de persoonlijke handtekening van de verzender of de handtekening die aan de gedeelde mailbox is gekoppeld. Prettig voor afdelingen als support, finance of HR, die dagelijks met gedeelde mailboxen werken.

Bron: Default Signature Source – Exclaimer Knowledge Base

Gebruikers werken hun eigen gegevens bij

Gebruikers kunnen bepaalde persoonsgegevens nu rechtstreeks vanuit de Outlook-add-in aanpassen, zoals functietitel of telefoonnummer. Beheerders bepalen zelf welke velden zijn vrijgegeven, dus je houdt volledige controle. Het resultaat: contactgegevens blijven eenvoudiger actueel, zonder dat er een ticket bij IT aan te pas komt.

Bron: User Details Editor – Exclaimer Knowledge Base

Beide functies zijn direct beschikbaar voor organisaties die Exclaimer Cloud gebruiken.

Meer informatie

Meer informatie vind je in de kennisbank van Exclaimer over Sent Items Update.