Klantdossiers, jaarrekeningen, fiscale aangiftes, e-mailcorrespondentie met de Belastingdienst: als accountantskantoor beheer je data die je wettelijk jarenlang moet kunnen overleggen en die jouw klanten je in vertrouwen hebben gegeven. Microsoft 365 is daarvoor een uitstekend platform, maar Microsoft is niet verantwoordelijk voor jouw backup. Dat ben jij.

Managed Backup neemt die verantwoordelijkheid van jou over. Wij zorgen voor onveranderbare, dagelijkse backups van jouw complete Microsoft 365-omgeving, bewaren die in Nederlandse datacenters en herstellen jouw data binnen afgesproken tijden, of het nu om één per ongeluk verwijderde e-mail gaat of om een volledige omgeving na een ransomware-aanval.

Welke Managed Backup diensten passen bij accountantskantoren in Nederland?

Een backupoplossing voor een accountantskantoor moet aan meer eisen voldoen dan een standaard zakelijke backup-oplossing. Concreet zoek je en dienst die:

  • de volledige Microsoft 365-omgeving afdekt: Exchange Online, SharePoint, OneDrive én Teams, inclusief chats en gedeelde bestanden;
  • bewaartermijnen van 7 jaar of langer ondersteunt, in lijn met de fiscale bewaarplicht en de Wwft;
  • onveranderbare (immutable) opslag biedt, zodat ransomware of een kwaadwillende insider jouw backups niet kan versleutelen of wissen;
  • data uitsluitend in Nederland of de EU opslaat, met aantoonbare AVG-compliance;
  • granulair herstel mogelijk maakt: één mailbox, één bestand, één versie, zonder de hele omgeving terug te zetten;
  • volledig wordt beheerd en gemonitord door een partij die ISO 27001-gecertificeerd is en 24/7 bereikbaar is bij een incident.

Ekco Managed Backup is precies rond deze eisen ontworpen. Hieronder lees je hoe.

Waarom Microsoft 365 alleen niet genoeg is

Veel kantoren gaan ervan uit dat hun data veilig is “omdat het in de cloud staat”. Microsoft werkt echter volgens het shared responsibility-model: Microsoft garandeert de beschikbaarheid van het platform, jij bent verantwoordelijk voor jouw eigen data. In de praktijk betekent dat:

Risico Wat Microsoft 365 standaard doet Wat je nodig hebt
Verwijderde e-mail of bestand Beperkte bewaring in prullenbak (doorgaans 30–93 dagen) Jaren teruggaan naar elke versie
Ransomware versleutelt SharePoint/OneDrive Versiegeschiedenis, maar geen garantie bij massale versleuteling Onveranderbare kopie buiten de productieomgeving
Vertrokken medewerker, verwijderd account Data verdwijnt na 30 dagen tenzij licentie behouden blijft Behoud van dossiers zonder doorlopende licentiekosten
Kwaadwillende insider met beheerrechten Kan bewaarbeleid aanpassen of data wissen Backup die ook beheerders niet kunnen verwijderen
Bewaarplicht 7 jaar (Belastingdienst, Wwft) Alleen met uitgebreide, correct geconfigureerde Purview-licenties Eenvoudige, aantoonbare langetermijnbewaring

Een managed backup vult precies de gaten die Microsoft openlaat.

Managed Backup: wat je krijgt

Volledige dekking van Microsoft 365

Wij maken dagelijks (of vaker, afhankelijk van uw RPO) een backup van Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business en Microsoft Teams, inclusief agenda’s, contacten, kanaalberichten en Planner-data. Nieuwe gebruikers en sites worden automatisch opgenomen.

Onveranderbare opslag in Nederland

Backups worden versleuteld opgeslagen in Nederlandse datacenters, op opslag met immutability: binnen de ingestelde bewaartermijn kan niemand de data wijzigen of verwijderen, ook Ekco-beheerders niet. Jouw data blijft onder Nederlandse en Europese jurisdictie.

Herstel dat past bij een accountantspraktijk

  • Herstel van één e-mail, één bestand of één Teams-bericht, tot op versieniveau.
  • Volledig herstel van een mailbox, site of complete omgeving na een incident.
  • Herstel naar de oorspronkelijke locatie of naar een andere gebruiker, bijvoorbeeld bij overname van een klantportefeuille.
  • Afgesproken hersteltijden (RTO) vastgelegd in een SLA, met periodieke hersteltesten als bewijs.

Bewaartermijnen afgestemd op jouw compliance

Standaard bewaren wij data 7 jaar, in lijn met de fiscale bewaarplicht; langere termijnen zijn mogelijk. Bewaarbeleid is per datatype instelbaar, zodat je AVG-dataminimalisatie en wettelijke bewaarplicht met elkaar kunt verenigen.

Volledig beheerd en bewaakt

Ekco richt de backup in, monitort elke job, lost fouten op en rapporteert maandelijks. Je ontvangt een rapport dat je direct kunt gebruiken voor jouw NBA-kwaliteitsreview, ISAE-verklaring of bij vragen van een klant of toezichthouder.

Security first

Onze backupdienst is onderdeel van een breder security-portfolio. Dat betekent: toegang tot backups via MFA en rolgebaseerde rechten, gescheiden van jouw Microsoft 365-beheerdersaccounts, en monitoring op afwijkend gedrag zoals plotselinge massale verwijderingen die op ransomware kunnen wijzen.

Waarom accountantskantoren voor Ekco kiezen

Sectorkennis. Wij begrijpen de bewaarplicht, de Wwft, de eisen van de NBA en het belang van klantvertrouwen. Onze inrichting sluit daar standaard op aan.

Voorspelbare kosten. Een vaste prijs per gebruiker per maand, inclusief opslag, beheer en herstel. Geen verrassingen bij een incident.

Eén aanspreekpunt. Bij een incident bel je één nummer. Onze Nederlandse servicedesk kent jouw omgeving en herstelt direct.

Aantoonbaar. ISO 27001-gecertificeerd, Nederlandse dataopslag, verwerkersovereenkomst volgens AVG en maandelijkse rapportages die je kunt overleggen.

Meer dan backup. Backup is jouw laatste verdedigingslinie. Ekco helpt je ook de eerdere linies te versterken: identiteitsbeveiliging, e-mailbeveiliging, monitoring en Microsoft 365 Governance.

Hoe het werkt

  1. Backup-assessment. Wij brengen jouw huidige Microsoft 365-omgeving in kaart en identificeren de risico’s en compliance-eisen.
  2. Inrichting. Binnen enkele werkdagen draait jouw eerste volledige backup, zonder impact op jouw medewerkers.
  3. Beheer en monitoring. Ekco bewaakt elke backup, dagelijks.
  4. Herstel en rapportage. Bij een incident herstellen wij binnen de afgesproken tijd; maandelijks ontvang je een compliance-rapport.

Veelgestelde vragen

Is een aparte backup wettelijk verplicht voor accountantskantoren?

Er is geen wet die letterlijk “een backup” voorschrijft, maar de fiscale bewaarplicht (7 jaar), de Wwft en de AVG verplichten je om gegevens beschikbaar, integer en herstelbaar te houden. Zonder onafhankelijke backup kun je dat bij dataverlies niet garanderen. Ook de NBA verwacht in het kader van kwaliteitsbeheersing passende maatregelen voor informatiebeveiliging en continuïteit.

Bewaart Microsoft mijn data niet al?

Beperkt. Microsoft bewaart verwijderde items kort en biedt versiegeschiedenis, maar dat is geen backup: het staat in dezelfde omgeving, is door beheerders aan te passen en beschermt niet tegen ransomware of langdurige bewaarplicht. Microsoft adviseert zelf om externe backupoplossingen te gebruiken.

Waar wordt mijn data opgeslagen?

Uitsluitend in Nederlandse datacenters, versleuteld en onveranderbaar binnen de bewaartermijn.

Hoe snel kan Ekco data herstellen?

Individuele items herstellen wij doorgaans binnen enkele minuten na jouw melding. Voor volledig herstel gelden de RTO’s die in jouw SLA zijn vastgelegd.

Wat kost Managed Backup voor een accountantskantoor?

Je betaalt een vast bedrag per gebruiker per maand, inclusief opslag, beheer, monitoring en herstel. Vraag een offerte aan voor een prijs op maat.

Kan ik ook data van vertrokken medewerkers bewaren zonder licentie?

Ja. Gearchiveerde gebruikers blijven in de backup beschikbaar voor de volledige bewaartermijn, zonder dat je een Microsoft 365-licentie hoeft door te betalen.

Werkt dit ook naast onze accountancysoftware?

Ja. Ekco Managed Backup richt zich op Microsoft 365; voor andere omgevingen (servers, Azure, SaaS-applicaties) bieden wij aanvullende backupdiensten binnen hetzelfde beheer en dezelfde rapportage.

Weet zeker dat jouw klantdata terugkomt

Een backup die niet getest is, is een aanname. Laat Ekco jouw Microsoft 365-omgeving beoordelen en ontdek binnen één gesprek waar jouw risico’s zitten en hoe wij die afdekken.

Neem contact op of bel +31 88 070 0600