Managed Cloud voor accountantskantoren: veilig, schaalbaar en zonder gedoe

Accountantskantoren werken met de meest gevoelige gegevens die er zijn: jaarrekeningen, loonstroken, BSN’s, bankgegevens en fiscale dossiers van tientallen tot duizenden klanten. Tegelijkertijd groeit de druk om efficiënter te werken, overal veilig te kunnen inloggen en mee te bewegen met de groei van het kantoor. Een verouderde server in de meterkast of een werkplek die traag aanvoelt, past niet meer bij die ambitie.

Steeds meer accountantskantoren stappen daarom over op een Managed Cloud omgeving. Niet omdat het moet van de IT-afdeling, maar omdat het de basis legt voor veilig, flexibel en toekomstbestendig werken. In dit artikel lees je wat Managed Cloud services voor accountantskantoren inhouden, welke uitdagingen daarbij spelen en hoe Ekco kantoren hierin ondersteunt.

Waarom accountantskantoren overstappen naar Managed Cloud

Net als bij veel andere kantoren in de financiële en zakelijke dienstverlening, verloopt het werk bij accountantskantoren steeds meer digitaal en op afstand. Medewerkers werken op kantoor, thuis en bij de klant, vaak met meerdere administratiepakketten tegelijk open. Dat vraagt om een werkplek die overal hetzelfde en overal veilig is.

Tegelijkertijd is de sector gebonden aan strenge eisen op het gebied van gegevensbescherming, van de AVG tot de eisen die opdrachtgevers en toezichthouders stellen aan de beveiliging van financiële data. Een managed cloudomgeving brengt deze twee behoeften samen: medewerkers krijgen de vrijheid om overal te werken, terwijl de organisatie de controle houdt over waar data staat en wie erbij kan.

Wat maakt de overstap naar een managed cloudomgeving lastig?

In de praktijk lopen accountantskantoren tegen een aantal vergelijkbare knelpunten aan:

• Verouderde en kwetsbare infrastructuur
  Veel kantoren werken nog met on-premise servers of verouderde werkplekconcepten. Deze zijn duur in onderhoud, kwetsbaar voor storingen en missen vaak de beveiligingsniveaus die passend zijn bij de gevoeligheid van financiële data.
• Afhankelijkheid van specifieke administratiesoftware
  Accountancy- en administratiesoftware stelt vaak specifieke eisen aan de omgeving waarin het draait. Een migratie moet zorgvuldig worden voorbereid, zodat pakketten na de overstap net zo goed (of beter) blijven presteren.
• Beveiliging zonder in te leveren op gebruiksgemak
  Toegang tot klantdossiers moet makkelijk zijn voor medewerkers, maar onmogelijk voor onbevoegden. Dat vraagt om een doordachte inrichting van identity- en accessbeheer, niet om extra drempels die de dagelijkse workflow vertragen.
• Downtime en risico tijdens de migratie
  Een migratie mag de dienstverlening aan klanten niet verstoren. Zeker rond deadlines zoals de aangiftetermijnen kan uitval van systemen grote gevolgen hebben.
• Groei die om een schaalbaar fundament vraagt
  Accountantskantoren die uitbreiden (met nieuwe vestigingen, medewerkers of dienstverlening) hebben een IT-omgeving nodig die met hen meegroeit, zonder dat iedere uitbreiding een nieuw IT-project wordt.

Wat is Managed Cloud migratie?

Managed Cloud migratie is het traject waarbij de bestaande IT-omgeving van een organisatie (vaak on-premise servers, verouderde werkplekken en losstaande applicaties) wordt overgezet naar een beheerde cloudomgeving. Dit gaat verder dan het simpelweg “verhuizen” van data. Het omvat het in kaart brengen van de bestaande situatie, het ontwerpen van een passende doelarchitectuur, het zorgvuldig migreren van applicaties en data, en het borgen van beveiliging en compliance gedurende het hele traject.

Voor accountantskantoren betekent dit concreet: administratiesoftware, klantdossiers en communicatietools worden ondergebracht in een omgeving die schaalbaar, beveiligd en overal toegankelijk is, zonder dat medewerkers hier zelf iets van hoeven te merken behalve een soepelere werkplek.

Managed Desktop: een werkplek die altijd werkt zoals verwacht

Naast de onderliggende infrastructuur is de werkplek zelf minstens zo belangrijk. Met Managed Desktop geef je de zorgen rondom beheer, updates en beveiliging van laptops en pc’s uit handen, terwijl medewerkers gegarandeerd overal toegang hebben tot dezelfde, actuele werkomgeving.

Een Managed Desktop oplossing brengt doorgaans het volgende samen:

• geautomatiseerde implementatie van laptops en vaste werkplekken voor nieuwe en bestaande medewerkers;
• structurele updates van het besturingssysteem, Office en veelgebruikte applicaties;
• continue monitoring van compliance en beveiligingsstatus;
• directe ondersteuning voor eindgebruikers bij storingen of vragen;
• best practices die het dagelijks gebruik van de werkplek optimaliseren.

Voor accountantskantoren betekent dit dat medewerkers, ongeacht of ze op kantoor zitten of bij een klant zijn, altijd met een actuele en beveiligde werkplek werken. Zonder dat het interne IT-team hier voortdurend tijd in hoeft te steken.

Welke Managed Cloud diensten ondersteunen groeiende accountantskantoren het beste?

Groeiende kantoren hebben doorgaans behoefte aan een combinatie van diensten die elkaar versterken:

• Managed Cloud infrastructuur voor het beheer van servers, opslag en applicaties, met 24/7 monitoring en optimalisatie.
• Managed Desktop voor een consistente, veilige werkplekervaring voor alle medewerkers, op elke locatie.
• Cloud migratie als consultancytraject, zodat de overstap gestructureerd verloopt en aansluit op de specifieke administratiesoftware en werkprocessen van het kantoor.
• Identity- en accessbeheer, zodat toegang tot klantdossiers goed is afgeschermd zonder gebruiksgemak te verliezen.
• Backup en Disaster Recovery, zodat data ook bij een incident of storing beschikbaar en herstelbaar blijft.

Door deze diensten te combineren bij één partner, ontstaat een omgeving waarin infrastructuur, werkplek en beveiliging op elkaar zijn afgestemd, in plaats van los van elkaar beheerd te worden.

Business growth en scalability: IT die meegroeit met het kantoor

Een groeiend accountantskantoor heeft geen zin in een IT-omgeving die bij elke uitbreiding opnieuw moet worden ingericht. Een Managed Cloud omgeving is ontworpen om mee te schalen: nieuwe medewerkers krijgen razendsnel een werkplek, nieuwe vestigingen sluiten aan op dezelfde beveiligde infrastructuur, en de kosten bewegen mee met het daadwerkelijke gebruik in plaats van vaste investeringen in hardware.

Zo wordt IT geen rem op de groeiambities van het kantoor, maar juist een fundament waarop die groei kan worden gebouwd.

Hoe Ekco accountantskantoren ondersteunt

Ekco begeleidt accountantskantoren bij de volledige overstap naar een veilige, beheerde cloudomgeving: van de migratie van bestaande infrastructuur naar Microsoft Azure of de Ekco Cloud, tot de inrichting van een managed desktop-omgeving op basis van Microsoft 365.

Onze specialisten kennen de eisen die horen bij het werken met financiële data en persoonsgegevens, en zorgen dat beveiliging vanaf de eerste stap onderdeel is van het ontwerp. Niet iets dat achteraf wordt toegevoegd. Zo houd jij grip op je klantdossiers, je medewerkers en je reputatie, terwijl wij zorgen voor de continue monitoring, het beheer en de ondersteuning die daarbij hoort.

Meerdere accountantskantoren gingen je al voor: van een volledige migratie naar Managed Public Cloud tot een soepele overstap die vooral rust bracht in de dagelijkse bedrijfsvoering. Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Bekijk onze referenties uit de accountancysector.

Klaar om de overstap te maken?

Wil je weten wat een managed cloud omgeving voor jouw accountantskantoor kan betekenen? Plan een vrijblijvend gesprek met een van onze specialisten.

Neem contact op of bel +31 88 070 0600