Tips & Tricks voor de nieuwe Outlook: dit wil je weten
De nieuwe Outlook biedt veel mogelijkheden en blijft zich snel ontwikkelen. Maar de echte winst zit niet alleen in de technologie.
Tijdens onze inspiratiesessie deelden we praktische tips, herkenbare uitdagingen én slimme manieren om meer uit Outlook te halen. In deze blog zetten we de belangrijkste inzichten voor je op een rij.
Geschreven door: Leo van de Haar
Tekst gaat verder onder de video.
Wennen aan de nieuwe Outlook
Wie overstapt naar de nieuwe Outlook merkt het meteen: alles voelt net even anders. De applicatie is sneller, volledig web-based en ziet er overal hetzelfde uit. Of je nu werkt op je laptop, in de browser of op een ander apparaat.
Dat is een duidelijke stap vooruit. Tegelijkertijd is het nog geen perfecte ervaring. Veel organisaties lopen ertegenaan dat plug-ins nog niet altijd goed werken, of dat functionaliteiten ineens veranderen. Soms voelt het alsof je elke week iets nieuws moet ontdekken.
Dat is geen toeval. Microsoft beweegt bewust richting een andere manier van werken. Minder afhankelijk van oude structuren, meer gericht op eenvoud en uniformiteit. Alleen: die nieuwe manier sluit niet altijd direct aan op hoe organisaties vandaag werken.
Eén werkomgeving, overal herkenbaar
Een van de grootste voordelen van de nieuwe Outlook is de herkenbaarheid. Waar je vroeger nog verschil zag tussen desktop, web en mobiel, is dat nu vrijwel verdwenen.
Dat lijkt misschien een kleine verbetering, maar in de praktijk maakt het veel verschil. Zeker in organisaties waar hybride wordt gewerkt of waar medewerkers met verschillende apparaten werken, zorgt dit voor rust en herkenning.
Je organisatie in beeld met Organisation Explorer
Veel organisaties zoeken naar manieren om een intern overzicht van collega’s te maken, een soort smoelenboek. Met de Organisation Explorer kun je eenvoudig door je organisatie navigeren. Je ziet wie aan wie rapporteert en kunt direct contact opnemen, bijvoorbeeld door te mailen, bellen of chatten.
Voorwaarde is wel dat je organisatie goed is ingericht in Microsoft 365. Denk aan actuele profielen, juiste rapportagelijnen en profielfoto’s. Als dat op orde is, heb je automatisch een krachtig en dynamisch overzicht tot je beschikking.
Samenwerken wordt zichtbaarder (en belangrijker)
Wat ook duidelijk naar voren komt: Microsoft stuurt steeds sterker richting samenwerken in Microsoft Teams.
Vanuit Outlook kun je bijvoorbeeld direct een chat starten op basis van een e-mail, of een bericht delen in Teams. Daarmee wordt e-mail steeds minder het eindpunt van communicatie, en juist een startpunt voor samenwerking.
Dat werkt alleen goed als je hier als organisatie duidelijke afspraken over maakt. Wanneer gebruik je Teams, en wanneer e-mail? Wat is informeel en wat formeel? En hoe ga je om met statussen zoals ‘niet storen’?
Zonder die afspraken blijft het zoeken. Met de juiste afspraken wordt het juist krachtig.
Gedeelde mailboxen: eindelijk overzichtelijk
Een andere duidelijke verbetering is de manier waarop gedeelde mailboxen worden weergegeven. Waar dit eerder omslachtig werkte, zijn ze nu direct zichtbaar, herkenbaar met iconen en eenvoudiger in gebruik. Dit maakt samenwerken binnen teams een stuk efficiënter.
Slimmer werken met e-mail: praktische tips
Snooze (uitstellen) van e-mails
Werk je met mails die je later wilt oppakken? Gebruik de snooze-functie:
- Mail verdwijnt tijdelijk uit je inbox
- Komt automatisch terug op het juiste moment
- Helpt je inbox overzichtelijk te houden
Maak van e-mails direct taken of afspraken
Sleep een bericht naar je takenlijst en het wordt een taak, of maak er met één beweging een agenda-afspraak van. Zo voorkom je dat belangrijke mails blijven liggen.
Werk met categorieën en vlaggen
Werk je graag met structuur? Dan is het goed om te weten dat categorieën en vlaggen gewoon nog bestaan. Je kunt ze nog steeds gebruiken om overzicht aan te brengen, al zijn sommige functies nog in ontwikkeling.
Reageren met emoji’s
Soms zitten de grootste verbeteringen in de kleinste dingen. Denk bijvoorbeeld aan reageren met emoji’s. Niet elke mail vraagt om een uitgebreide reactie, soms is een simpele bevestiging genoeg. Met een emoji geef je snel feedback, zonder dat je inbox (of die van je collega) verder volloopt.
Afwezigheidsmeldingen en werktijden
Een vraag die vaak terugkomt: kun je afwezigheidsmeldingen automatisch instellen op basis van vaste vrije dagen?
Op dit moment zijn de mogelijkheden nog beperkt. Je kunt wel werktijden en locaties instellen, maar automatische afwezigheidsmeldingen per vaste dag werken nog niet optimaal.
Wie dit toch wil automatiseren, kan gebruikmaken van Microsoft Power Automate. Daarmee kun je dit soort processen slimmer inrichten.
Tot slot: adoptie is belangrijker dan tooling
De nieuwe Outlook biedt veel mogelijkheden en blijft zich snel ontwikkelen. Maar de echte winst zit niet alleen in de technologie.
Organisaties die hier succesvol mee omgaan, investeren vooral in hoe ze ermee werken. Ze maken duidelijke afspraken, begeleiden medewerkers in veranderingen en zorgen dat tools aansluiten op hun processen.
Want uiteindelijk bepaalt niet de tool, maar het gebruik ervan het verschil.
Bekijk alle Outlook Tips & Tricks
Meer weten?
Wil je sparren over hoe jouw organisatie slimmer kan werken met Outlook, Teams en Microsoft 365? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.
