OneDrive update vereenvoudigt bestandsoverdracht bij offboarding

Een medewerker vertrekt, en dan komt vaak de vraag: wat doen we met zijn of haar OneDrive-bestanden? Staat er nog belangrijke data in? Wie mag die inzien of overdragen? En hoe voorkomen we dat cruciale documenten verdwijnen zodra het account wordt verwijderd? Tot nu toe was dat proces vaak omslachtig en tijdrovend.

Geschreven door: Leo van de Haar

Gelukkig komt daar verandering in. Microsoft rolt een nieuwe OneDrive-update uit die het overdragen van bestanden bij offboarding aanzienlijk vereenvoudigt. Managers krijgen automatisch toegang tot de OneDrive van vertrekkende collega’s, kunnen snel belangrijke bestanden vinden en deze veilig overdragen, zonder handmatig zoekwerk of risico op dataverlies.

Efficiënter beheer bij offboarding

Wanneer een medewerker uit dienst treedt en het Microsoft 365-account wordt verwijderd, krijgt de manager of een aangewezen vervanger voortaan automatisch toegang tot de OneDrive van de vertrekkende collega. Zij ontvangen een melding met een directe link én informatie over de bewaartermijn van de bestanden. Zo kan de overdracht direct en veilig plaatsvinden, zonder tussenkomst van IT.

Belangrijkste verbeteringen

1. Automatische meldingen en toegang
   Managers worden automatisch geïnformeerd zodra een account wordt verwijderd en krijgen directe toegang tot de bijbehorende OneDrive, inclusief informatie over bewaartermijnen.
2. Duidelijke herinneringen
   De e-mails die waarschuwen voor het opschonen van accounts zijn beter zichtbaar, met een extra herinnering zeven dagen voor de definitieve verwijdering.
3. Slimme filters en bulk-overdracht
   Met één klik kun je nu filteren op gedeelde bestanden of alle bestanden inzien. Handig om snel de relevante data te vinden. Bovendien kunnen alle bestanden in één keer worden overgezet, inclusief bestaande gedeelde rechten. Collega’s behouden dus automatisch hun toegang.
4. Minder e-mailverkeer
   Wanneer zes of meer bestanden worden verplaatst, ontvangen samenwerkende collega’s nog maar één samengevoegde melding. Dat houdt de inbox overzichtelijk en voorkomt ruis.

Veilig en compliant

Hoewel de techniek het proces sterk vereenvoudigt, blijft beleid leidend. Toegang tot persoonlijke opslag mag alleen plaatsvinden binnen duidelijke kaders. Zorg dat binnen jouw organisatie goed is vastgelegd wie toegang mag krijgen en onder welke voorwaarden.

Optioneel: secundaire eigenaar instellen

Wanneer er geen directe manager is, kan een secundaire eigenaar worden aangewezen via het SharePoint Admin Center. Zo blijft er altijd iemand verantwoordelijk voor het beheer van de OneDrive-bestanden.

Beschikbaarheid

De uitrol van deze verbeteringen start in oktober 2025 (Microsoft 365 Roadmap ID 493946). Met deze update wordt het beheer van OneDrive-gegevens niet alleen efficiënter, maar ook veiliger.