Tips & Tricks
Terug naar alle Microsoft Teams Tips & Tricks
Alle mogelijkheden van de nieuwe agenda functie in Microsoft Teams
Microsoft Teams is de afgelopen jaren uitgegroeid tot dé hub voor samenwerken. Toch bleven veel gebruikers hun vergaderingen plannen via Outlook, simpelweg omdat daar meer functionaliteit beschikbaar was. Denk aan het bekijken van collega-agenda’s of het toevoegen van gedeelde agenda’s. Maar dat is nu veranderd.
De agenda in Teams is volwassen geworden
Microsoft heeft de agendaweergave in Teams flink onder handen genomen. De nieuwe agenda-interface in Teams ziet er niet alleen bijna hetzelfde uit als in Outlook, maar bevat nu ook veel van de functionaliteiten die we daar gewend zijn.
Je kunt eenvoudig agenda’s van collega’s bekijken en meetings plannen. Het toevoegen van een extra gedeelde agenda lukt (nog) niet direct vanuit Teams – dat moet voorlopig nog via Outlook – maar het overzicht is er wel. En dat maakt plannen een stuk eenvoudiger.
Net als in Outlook kun je categorieën en groepen aanmaken in je agenda, bijvoorbeeld op basis van afdelingen of vaste overlegstructuren. Handig als je veel met dezelfde teams werkt of meerdere agenda’s beheert.
Nieuwe vergaderopties direct in Teams
Het plannen van een vergadering vanuit Teams heeft nu extra voordelen. Zodra je een vergadering maakt en aangeeft dat het een Teams-vergadering is, verschijnen er bovenin extra opties: vergaderopties.
Daarin stel je zaken in als:
-
-
- Wie hoeft er niet te wachten in de lobby?
Je voorkomt hiermee dat mensen onbedoeld lang blijven hangen, of meeluisteren in gesprekken die nog niet voor hun oren bedoeld zijn. - Wie mag deelnemers uit de lobby toelaten?
Dit voorkomt dat iedereen dit zomaar kan doen, wat belangrijk is bij grotere meetings of wanneer je eerst nog een voorgesprek hebt. - Wie krijgt welke rol in de vergadering?
Je kunt vooraf bepalen wie presentator is en wie alleen kan deelnemen. Vooral handig als iemand de vergadering voor jou plant maar zelf niet aanwezig is – die persoon kan jou dan direct als medeorganisator aanwijzen.
- Wie hoeft er niet te wachten in de lobby?
-
Medeorganisatoren instellen: zo doe je dat
Een van de grootste frustraties in het verleden was dat alleen de organisator deelnemers uit de lobby kon halen of presentaties kon starten. Met de nieuwe functie kun je nu meerdere mensen als medeorganisator instellen. Zij krijgen dezelfde rechten als de organisator en kunnen dus ook deelnemers toelaten, presentaties starten en instellingen wijzigen.
Outlook vs. Teams: hoe zit dat nu?
Een veelgestelde vraag is of Microsoft Outlook en Teams op dit vlak nog steeds anders werken. Het korte antwoord: ja. Plan je een vergadering vanuit Outlook en zet je de Teams-optie aan, dan zie je niet alle nieuwe vergaderopties die je wél hebt als je de vergadering direct vanuit Teams plant.
Wil je dus gebruikmaken van alle nieuwe functionaliteiten? Plan je vergadering dan vanuit Teams.
Kortom: Teams is nu écht geschikt als je vergaderingen wilt plannen
Waar voorheen Outlook de voorkeur had, is Teams nu een volwaardig alternatief geworden – misschien zelfs de betere keuze als je kijkt naar de moderne vergaderopties. De nieuwe agenda biedt overzicht, flexibiliteit en vooral veel handige instellingen om je meetings soepeler te laten verlopen.
Tip: Heb je de nieuwe agendaweergave nog niet? Kijk rechtsboven in Teams of je de nieuwe interface kunt activeren. Het kan even duren, maar dan heb je ook wat.
