Veilige back-up regelen? Kinderlijk eenvoudig

Ook het onderwijs heeft te maken met cybercriminaliteit. Voor onderwijsinstellingen is het dus cruciaal om regelmatig backups te maken en deze snel terug te kunnen halen.

Ook het onderwijs heeft te maken met cybercriminaliteit. Voor onderwijsinstellingen is het dus cruciaal om regelmatig back-ups te maken en deze snel terug te kunnen halen. Dit belang is scholenkoepel NoorderBasis niet ontgaan. NoorderBasis heeft daarom Ekco ingeschakeld om de back-ups op veilige en privacy vriendelijke wijze te verzorgen.

IT in eigen hand

NoorderBasis is een vereniging van gereformeerde basisscholen in Groningen, Friesland en Drenthe. De scholenkoepel heeft 4000 leerlingen, verspreid over 33 locaties.

In 2019 besloot de onderwijskoepel om meer IT-taken in eigen hand te nemen. Projectleider Hette Feenstra: “We merkten dat we voor verschillende beheertaken geen externe partij meer nodig hadden. Microsoft 365 regelden we zelf, evenals ons wifibeheer. Wat onze leverancier alleen nog deed was het maken van back-ups en het netwerkbeheer”. NoorderBasis nam afscheid van deze beheerpartij.

Kiezen voor back-up in de cloud

NoorderBasis moest dus op zoek naar een geschikte oplossing voor de back-ups. De vraag was of de back-up in de cloud moest, of on-premise. Feenstra: “Als je het in eigen huis doet, zit je nog steeds met de nodige beheertaken. In de cloud daarentegen, heb je voorspelbare kosten en ben je ook van veel gedoe af”.

Back-up en privacy

Een van de belangrijkste overwegingen van Noorderbasis om voor de diensten van Ekco te kiezen is privacy. Een school verzamelt veel bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld over (gezondheids)problematiek van individuele leerlingen. Deze gegevens moeten met extra zorg worden behandeld, ook bij een back-up.

Hoewel Ekco gebruik maakt van een Amerikaans product voor de back-ups, heeft Ekco dit product volledig aangepast op de Nederlandse markt. Alle gegevens worden opgeslagen in datacenters in de Europese Unie. Hiermee is de back-up in de cloud via Ekco AVG proof.

Geen inzage

Hoewel alle gegevens opgeslagen staan in de cloud omgeving van Ekco, hebben de medewerkers van Ekco standaard geen leesrechten. Feenstra: “We kunnen hen leesrechten geven als het nodig is, maar standaard staat het uit. Vanuit het oogpunt van privacy ben ik daar heel tevreden over”.

De back-up software van Ekco heeft ook een uitgebreide audit trail. In de software is precies inzichtelijk welke individuele back-ups een beheerder heeft bekeken. Dit is essentieel als het gaat om de naleving van de AVG.

Ondersteuning

Het gebruik van de veilige back-up in de cloud oplossing van Ekco is kinderlijk eenvoudig volgens Hette Feenstra: “Ekco heeft een goede Nederlandstalige helpdesk. Dat is echt een duidelijke meerwaarde. Ekco luistert naar onze adviezen en ervaringen. Op verschillende gebieden hebben zij met ons meegedacht, zoals rondom de kosten, het licentiemodel en de instellingen per gebruiker”.

Migratie naar back-up in de cloud zonder zorgen

De migratie naar de back-up in de cloud omgeving van Ekco verliep vlekkeloos. “Het koppelen aan Office 365 met de juiste instellingen kostte hooguit 40 minuten. Daarna duurde het twee tot drie dagen tot er een eerste back-up gemaakt was van 5,4 terabyte aan gegevens. Dat was eenmalig, bij elk nieuw back-up moment worden alleen de wijzigingen nog opgeslagen”.

Waarde al bewezen

De back-up oplossing van Ekco heeft zijn waarde al bewezen. Bij een medewerker van NoorderBasis werd door een phishingaanval de volledige e-mailomgeving gewist. Een telefoontje naar de Ekco-servicedesk was genoeg om de mailbox van deze medewerker te herstellen vanuit de cloud.