Secure File Sync inzetten bij migraties

Migraties zijn altijd spannend. Of je nu van on-premise naar on-premise gaat, van cloud naar cloud of van on-premise naar cloud/IaaS: alles moet kloppen. Zelfs met goede backups hoop je altijd dat de ingebruikname van het nieuwe platform soepel verloopt. Zijn alle rechten goed ingesteld, zijn alle applicaties beschikbaar en vooral: wordt alle data goed meegenomen? In dit artikel laten we zien hoe je hulp krijgt vanuit onverwachte hoek: Secure File Sync.

Als systeembeheerder bereid je alles en iedereen goed voor op een migratie. Je hebt checklists die je helpen en je weet precies wat je moet doen. Toch is het overzetten van data in veel gevallen nog (onnodig) lastig.

Data overzetten: hoe het vaak gaat

Data wordt vaak overgezet door middel van een datakopie. Gebruikers krijgen voorafgaand aan de migratie het verzoek om uit te loggen uit de bestaande omgeving, zodat de systeembeheerder een kopie kan maken van de data. Zodra iedereen is uitgelogd, start de systeembeheerder de kopieeractie. Als deze kopie succesvol gemaakt is kan de kopie in de nieuwe omgeving neergezet worden. Zodra de kopieeractie succesvol is verlopen kunnen gebruikers inloggen op de nieuwe omgeving en de data is weer beschikbaar.

Dit klinkt als een logische aanpak, en dat was het lange tijd ook. Je maakt een kopie van de data, zet die terug in de nieuwe omgeving en klaar is kees. Echter, aan deze aanpak kleeft een probleem.

Het probleem met een datakopie

Het nadeel van deze aanpak is de ‘gap’ die ontstaat: tussen het moment van het kopiëren en het moment van live gaan in de nieuwe omgeving zit een periode waarin gebruikers geen toegang hebben tot de data. Die ‘gap’ kan uren of zelfs dagen zijn. Je kunt dit zien als vorm van downtime: de eindgebruiker kan immers (lange) tijd niet beschikken over zijn/haar data. Het is vanzelfsprekend dat dit in veel gevallen niet acceptabel is.

Niet kopiëren, wel synchroniseren

Bij Ek.co hebben we een migratie-methode voor data, die niet neerkomt op het maken van een kopie, maar gebaseerd is op realtime synchronisatie. Hierdoor hebben gebruikers tijdens het hele migratieproces toegang tot hun data. Kortom, er is geen ‘gap’, geen downtime, niemand hoeft te wachten op zijn/haar bestanden. We gebruiken hiervoor de multifunctionele tool Secure File Sync en het werkt als volgt.

Technische inrichting

Installeer Secure File Sync op de bestaande (file)server;> De data wordt gesynchroniseerd met de Secure File Sync server;Installeer Secure File Sync op de nieuwe (IaaS) server;> De data wordt nu gesynchroniseerd met de nieuwe (IaaS) server.

Het resultaat

De gebruikers kunnen 1 op 1 over naar de nieuwe (IaaS) omgeving, waar ze meteen toegang hebben tot hun data. Voordat ze inloggen is de data immers al gesynchroniseerd en er is geen kopieeractie meer nodig. Ook is het niet meer nodig om het oude platform voor de zekerheid in de lucht te houden, omdat de data al aanwezig is en de gebruikers al met deze data hebben gewerkt sinds Secure File Sync in gebruik is genomen.

Bijkomende voordelen

Deze methode is betrekkelijk eenvoudig en neemt bovendien nog een aantal andere voordelen met zich mee. Allereerst wordt er retentie opgebouwd vanaf het moment dat Secure File Sync wordt ingezet. Deze retentieperiode is in Secure File Sync zelf in te stellen. Een ander voordeel: de data in Secure File Sync is ook beschikbaar via de web-interface. Hierdoor hebben gebruikers gedurende de hele migratie ook op andere locaties en apparaten toegang tot hun data.

Zelf proberen

Bij migraties naar onze IaaS omgeving maken we dus dankbaar gebruik van Secure File Sync. Voer jij migraties nog uit op basis van een datakopie en wil je meer weten over deze methode? Ons team staat voor je klaar om je vragen te beantwoorden of om een demo te geven!