Deel 2: De waar- en onwaarheden van Office 365 & backup

In de praktijk blijkt er veel onduidelijkheid te zijn met betrekking tot Office 365 en de ingebouwde backup mogelijkheid. In het eerste deel van deze artikel reeks zijn we al uitgebreid ingegaan op de backups die Microsoft maakt van haar eigen omgeving en hoe deze kunnen worden gebruikt, het recycle bin proces en retention. In dit artikel zullen we dieper ingaan op versioning en het restore proces. We zullen afsluiten met een overzicht van de belangrijkste argumenten om te kiezen voor een 3rd-party backup tool.

Versioning

Wanneer versioning is geactiveerd worden verschillende versies van de data opgeslagen. Net als bij retentie is er ook hier een verschil in de werking tussen mail en Sharepoint. Beide worden hieronder dan ook los behandeld.

Sharepoint

Bij Sharepoint kan versioning los van retention worden geactiveerd. Ook bij abonnementen waar geen gebruik gemaakt kan worden van retention, kan versioning worden geactiveerd. Versioning is voor Sharepoint dan ook niet alleen beperkt tot E3 en E5 abonnementen. In onderstaand screenshot is terug te vinden welke instellingsmogelijkheden er zijn voor versioning binnen Sharepoint.

Deel 2- De waar- en onwaarheden van Office 365 & backup 1

Mail

In tegenstelling tot Sharepoint is bij mail de mogelijkheid van versioning wel gekoppeld aan retention. Versioning voor mail is dan ook alleen beschikbaar voor mensen die gebruik van maken van een E3, E5 of Exchange Online 2 abonnement.

Zodra retention is geactiveerd worden er automatisch versies van een mail item opgeslagen in de volgende situaties:

Subject van een mailbox item wijzigt;
Body van een mailbox item wijzigt;
Er wordt een attachment aan een mailbox item toegevoegd of van een mailbox item verwijderd;
Er worden verzenders of ontvangers toegevoegd aan een mailbox item;
De verzonden of ontvangen datum van een mailbox item wordt gewijzigd.

Restore proces

Het belangrijkste onderdeel van een backup is de restore en het restore proces. Hieronder hebben we beschreven hoe dit proces eruit ziet voor zowel Sharepoint als mail.

Sharepoint

Binnen Sharepoint is het alleen mogelijk om versies per file terug te zetten. Het proces ziet er als volgt uit:

Selecteer de file;
Druk op de rechtermuisknop en kies voor ‘version history’;
Selecteer de gewenste datum en kies voor ‘restore’.

Zoals gezegd is het met de standaard tools binnen Sharepoint niet mogelijk om bestanden in bulk te kunnen terugzetten. Dit betekent ook dat het met de standaard tools niet goed mogelijk is om te recoveren van een ransomware aanval.

Wel zijn er partijen die Powershell scripts beschikbaar stellen om bulk recovery te kunnen uitvoeren. Dit zijn echter 3rd party scripts die niet worden ondersteund door Microsoft.

Mail

Voor mail ziet het recovery proces er globaal als volgt uit:

Maak een nieuw filter aan binnen ‘In-place eDiscovery & hold’ wat zich bevindt in de sectie ‘compliance management’;Exporteer de items die voldoen aan het filter naar een .PST file;Open de .PST file in Outlook. De items worden binnen een nieuwe map in Outlook geplaatst;Sleep de gewenste items uit de nieuwe map naar de gewenste map in Outlook.Het is belangrijk om aan te geven dat het niet mogelijk is om een zogenaamde point in time restore uit te voeren voor mail.

Redenen om te kiezen voor een 3rd-party backup oplossing

Alhoewel er binnen Office 365 mogelijkheden zijn om data terug te kunnen halen, kunnen we constateren dat de genoemde mogelijkheden niet afdoende zijn om data in elke situatie veilig te kunnen stellen. Hieronder een overzicht van de belangrijkste redenen om een 3rd party backup tool in te zetten om dat data binnen Office 365 optimaal te kunnen beschermen:

Mogelijkheid om de data vendor onafhankelijk veilig te stellen:
- Ook toegang tot de data bij problemen bij Microsoft;
- Ook data kunnen herstellen in geval van bijvoorbeeld corruptie van een mailbox of een site;
- Voor veel organisaties is dit een vereiste op basis van wet- en regelgeving.
Standaard retentie is beperkt:
- Voor e-mail slechts 30 dagen;
- Voor sharepoint slechts 90 dagen;
Wanneer langere retentie gewenst is, kan binnen Office 365 gekozen worden voor een E3 of E5 abonnement in plaats van Business Premium. Echter de kosten voor een Business Premium abonnement en een 3rd-party backup tool samen liggen beduidend lager dan de kosten van een E3 of een E5 abonnement;
Office 365 biedt geen bulk point-in-time restore mogelijkheid en biedt dus standaard ook geen mogelijkheid om te kunnen recoveren van ransomware.
- Bij e-mail kan alleen een datum selectie gemaakt worden op basis van de datum waarop de e-mail is gecreëerd;
- Bij Sharepoint kan alleen per file een restore worden uitgevoerd.
Lage en gegarandeerde RTO. Binnen office 365 wordt veelal gebruik gemaakt van tools die niet primair ontwikkeld zijn voor backup- en restore doeleinden. Hierdoor kan het soms omslachtig en tijdrovend zijn om de tools te gebruiken, wat de RTO niet ten goede komt;
Een 3rd-party backup tool biedt de mogelijkheid om rapportages te genereren van het backup proces. Op die manier kan worden gecontroleerd of de backup goed functioneert. Office 365 biedt hiervoor geen mogelijkheden;
De marges op Office 365 zijn laag. Door het verkopen van een 3rd-party backup tool kan additionele marge worden gegenereerd;
Zoals eerder aangegeven gebruikt Office 365 tools voor de backup die niet primair ontwikkeld zijn voor backup & restore doeleinden. Hierdoor kan er onduidelijkheid ontstaan over wat er nu wel en niet geregeld is en is het lastig om klanten de garanties te geven die ze verwachten;
3rd-party backup tools zijn over het algemeen veel eenvoudiger in gebruik dan de tools die standaard beschikbaar zijn binnen Office 365.

Meer weten over de backup tools die we aanbieden voor Office 365? Neem contact met ons op via e-mail: info@ekco.nl. We helpen graag!