Deel 1: De waar- en onwaarheden van Office 365 & backup

Veel gebruikers hebben de beleving dat alle data die ze in de Cloud plaatsen per definitie veilig is. Een van de diensten waar dit voor geldt is Office 365. In de praktijk blijken hier echter nogal wat haken en ogen aan te zitten. We zullen deze in een tweetal artikelen uitgebreid uiteen zetten. Vandaag het eerste deel.

Veel gebruikers hebben de beleving dat alle data die ze in de Cloud plaatsen per definitie veilig is. Een van de diensten waar dit voor geldt is Office 365. In de praktijk blijken hier echter nogal wat haken en ogen aan te zitten. We zullen deze in een tweetal artikelen uitgebreid uiteen zetten. Vandaag het eerste deel.

Backups, recycle bin & versioning

Office 365 kent in totaal een 4-tal methodes om data veilig te stellen:

• De backup die Microsoft zelf maakt;
• Het Recycle bin proces;
• Retentie;
• Versioning.

In het verleden kende Microsoft ook nog de mogelijkheid van Holds. Deze zijn echter vervangen door de retentie policies. Om die reden worden de Holds in dit artikel dan ook niet verder behandeld.

Backups

Microsoft heeft het backup proces primair ingeregeld om zelf te kunnen gebruiken in geval van een calamiteit. Microsoft geeft aan elke 12 uur een backup te maken en een retentie periode aan te houden van 14 dagen.

Zoals aangegeven is de backup ingeregeld voor disaster recovery doeleinden en hierdoor is het alleen mogelijk om complete omgevingen te kunnen terugzetten. Het is dan ook niet mogelijk om zogenaamde bricklevel restores te kunnen uitvoeren van bijvoorbeeld een individuele mailbox of een mailbox item.

Restores moeten worden aangevraagd via de support afdeling van Microsoft. Nadeel hiervan is dat je geen controle hebt over het moment waarop de restore daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Verder zijn er kosten verbonden aan deze restores.

Recycle bin proces

Wanneer data wordt weggegooid wordt deze opgeslagen in de recycle bin. Naast de standaard recycle bin kent Office 365 zowel voor mail als voor Sharepoint nog een tweede recycle bin waar de data wordt opgeslagen wanneer deze uit de primaire recycle bin wordt verwijderd. Alhoewel het idee bij zowel mail als Sharepoint hetzelfde is, is er toch een verschil in de exacte werking. Om die reden hebben we het proces van beide hieronder kort beschreven.

Mail

Het proces voor mail ziet er als volgt uit:

1. De gebruiker verwijdert data;
2. Het item wordt opgeslagen in de ‘deleted items’ folder. In principe kan een item daar voor een onbepaalde tijd blijven staan;
3. Wanneer data wordt verwijderd uit ‘deleted items’ wordt deze naar de 2e recycle bin ofwel de ‘recoverable items’ verplaatst. Hier blijft de data maximaal 30 dagen in staan;
4. Na 30 dagen wordt de data definitief verwijderd.

Sharepoint

Bij Sharepoint ziet het proces er als volgt uit:

1. De gebruiker verwijdert data;
2. De data wordt verplaatst naar de ‘First-stage recycle bin’, ook wel de ‘Site recycle bin’ genoemd;
3. Wanneer de data verwijderd wordt uit de ‘First-stage recycle bin’ wordt deze verplaatst naar de ‘Second-stage recycle bin’ welke ook wel ‘Site collection recycle bin’ genoemd wordt;
4. In alle gevallen wordt de data permanent verwijderd na 93 dagen nadat de data voor het eerst in de ‘First-stage recycle bin’ geplaatst is. Het maak hierbij niet uit in welke recycle bin de data op dat moment staat. Verwijderde data wordt binnen Sharepoint dus voor maar maximaal 93 dagen bewaard.

Retentie

Binnen de Office 365 abonnementen E3, E5 en Exchange online is het mogelijk om gebruik te maken van retentie. Microsoft heeft retentie geïntroduceerd om een tweetal redenen:

• Data voor een bepaalde periode bewaren;
• Data na een bepaalde periode verwijderen.

Aangezien deze elementen strijdig aan elkaar kunnen zijn gelden een aantal regels met betrekking tot retentie:

Ook bij retentie is er een verschil in de werking tussen mail en Sharepoint. Hieronder zijn deze los beschreven:

Mail

Het retentieproces voor mail ziet er als volgt uit:

• Items worden bij het verwijderen uit de ‘deleted items’ folder verplaatst naar de ‘recoverable items’ folder;
• Periodiek draait er een proces welke controleert of items voldoen aan de ingestelde retentie policy. Als dit niet het geval is worden items definitief verwijderd. Als dit wel het geval is blijven de items in de ‘recoverable items’ folder staan.

Sharepoint

Zoals aangegeven is het retentieproces in Sharepoint anders en afhankelijk of de data al bestaat op het moment dat de retentie policy wordt aangemaakt.

Op het moment dat de data al bestaat bij het aanmaken van de retentiepolicy wordt er een versie van de data weggeschreven op een van de volgende momenten:

• Op het moment dat de eerste wijziging wordt doorgevoerd in het document nadat de retentie policy is aangemaakt. De versie van voor de wijziging wordt weggeschreven naar de ‘Preservation Hold Library’;
• Op het moment dat de data wordt verwijderd.

Het is belangrijk om te realiseren dat retentie maar 1 versie oplevert van de data. Wanneer je meerdere versies van een bestand wil bewaren, dien je gebruik te maken van versioning.

Meer over versioning in deel twee van dit artikel welke volgende week verschijnt. In deel twee zullen we ook ingaan op de mogelijkheden om data te kunnen recoveren en zullen we uitgebreid stil staan bij de toegevoegde waarde van 3rd party backup tools voor Office 365.