blog 1 mei 2019  |  Workspace

6 manieren om productiviteit te verhogen met Secure File Sync

Type
blog
Dienst
Workspace
Datum
mei 2019

Het gebruik van consumenten file sync oplossingen is snel toegenomen op de werkvloer en vormt daarmee belangrijke veiligheidsrisico’s voor bedrijven.
Medewerkers willen steeds vaker altijd en overal toegang hebben tot hun bestanden. Toegang tot files blijft niet alleen beperkt tot zakelijke devices. Medewerkers willen ook toegang hebben tot files op hun persoonlijke devices. Hierdoor is de Bring Your Own Device, of kort BYOD, trend ontstaan.

Consumenten file sync oplossingen, zoals Dropbox of Microsoft OneDrive, zorgen ervoor dat gebruikers hun data en bestanden kunnen syncen tussen hun mobiele apparaten en computers. Zij voorzien dan ook in de groeiende behoefte van mobiliteit en het verlangen van medewerkers om altijd en overal te kunnen werken. Keerzijde van het inzetten van deze oplossingen is dat belangrijke bedrijfsdata wordt blootgesteld aan enorme veiligheidsrisico’s.

Secure File Sync biedt bedrijven een alternatief

Met Secure File Sync kunnen bedrijven strenge beveiligingsmaatregelen doorvoeren om bedrijfsdata optimaal te beschermen. Zo biedt Secure File Sync de mogelijkheid om:

Te bepalen naar welke devices de data wel en niet gesynchroniseerd mag worden;
Via een druk op de knop de data te verwijderen van een device dat gestolen is;
Een uitgebreid rapport uit te draaien van wie, wat, met welk device op welk moment met welk bestand heeft gedaan.
Naast de strenge beveiliging van uw data, biedt Secure File Sync ook een aantal belangrijke features om uw medewerkers efficiënter te laten werken. Hieronder hebben we de belangrijkste op een rij gezet.

1. Werk overal

Met Secure File Sync hebben gebruikers overal op een eenvoudige manier toegang tot hun data. Een computer met een browser is voldoende om overal ter wereld bestanden te kunnen inzien, downloaden, bewerken en uploaden.

Daarnaast is er een applicatie beschikbaar die gebruikers eenvoudig op hun laptops en/ of desktops kunnen installeren. Met de applicatie wordt de data waar de gebruiker toegang toe heeft automatisch gesynchroniseerd naar het betreffende device. De gebruiker kan met de data werken alsof deze lokaal op het device staat en wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd naar de Secure File Sync omgeving en vervolgens naar de andere gebruikers die toegang hebben tot de data. Doordat de data lokaal staat heeft de gebruiker altijd de beschikking over zijn data, ook als er een keer geen internetverbinding beschikbaar is.

De beheerder van de omgeving is volledig in controle. Naast het feit dat hij kan bepalen wie er toegang heeft tot welke data, kan hij ook bepalen op welke devices de gebruikers de data beschikbaar mogen hebben en op welke niet.

2. Bestanden on the go

Behalve dat Secure File Sync op eenvoudig manier ervoor zorgt dat er toegang is tot data op een computer is het ook mogelijk om de data beschikbaar te maken voor een smartphone en/of tablet.
De applicatie is ook te installeren op mobiele devices en zorgt ervoor dat de data eenvoudig te openen, te bekijken en door te sturen is. Met de juiste apps is het zelf mogelijk om bestanden als Word en Excel aan te passen.

Door Secure File Sync hebben medewerkers voldoende aan een tablet of smartphone om alle data bij de hand te hebben.

3. Toegang tot de lokale fileserver zonder VPN

Het is ook mogelijk om de lokale file server op een eenvoudige manier te integreren in de Secure File Sync oplossing. Secure File Sync zorgt er vervolgens voor dat de geselecteerde data van de lokale file server wordt gesynchroniseerd met de devices van de externe medewerkers. Een aanpassing of een vernieuwd bestand van een externe medewerker wordt dan geüpload naar de Secure File Sync omgeving en vervolgens gesynchroniseerd naar de lokale file server. Andersom gebeurt dit ook zo. Als een lokale medewerker een nieuw bestand of aanpassing maakt wordt dit geüpload naar de Secure File Sync omgeving en die zorgt er vervolgens voor dat ook de devices van de externe medewerkers in sync zijn.

Door het gebruik van de Secure File Sync hoeft er niet meer gewerkt te worden met een complexe VPN verbinding en is de toegang tot de files op de lokale file server kinderspel geworden.

4. Veilig samenwerken met iedereen

Naast dat Secure File Sync de optie biedt om files te syncen naar devices van een gebruiker is het ook mogelijk om met verschillende mensen samen te werken aan bestanden.
Dit wordt gedaan met een Teamshare. Een Teamshare kan gezien worden als een hoofdmap waarin de gebruiker bestanden en mappen plaatst die hij wil delen met andere gebruikers. Elke gebruiker heeft het recht om een teamshare aan te maken. De gebruiker die een Teamshare aanmaakt wordt owner van een Teamshare en kan vervolgens bepalen wie er wel of geen toegang toe heeft. De gebruikers kunnen de data van de Teamshare benaderen via de web interface. Daarnaast wordt de data ook gesynchroniseerd naar de laptops, desktops, alsmede de mobiele devices van de gebruikers.
Ook voor Teamshares biedt Secure File Sync de mogelijkheid om volledige controle te houden over de data. Zo kan de beheerder van de omgeving zien welke Teamshares er zijn en wie er toegang heeft tot deze Teamshares. Verder kan hij zien wie, wat, op welke moment, met welke data gedaan heeft.

5. Eenvoudig grote bestanden verzenden

Secure File Sync biedt ook zogenaamde file- en folderlinks aan zodat er op een eenvoudige manier samen te werken is met mensen buiten de organisatie. Deze links bieden mensen de mogelijkheid om via een web interface toegang tot te krijgen tot bestanden of mappen, welke ze vervolgens kunnen inzien en/of downloaden.

Veel organisaties kennen een maximale omvang voor het versturen van bestanden als attachment. Dit is vaak een beperking bij het samenwerken met mensen buiten de organisatie. File links kennen deze beperking niet en bieden dus de mogelijkheid bestanden te delen, onafhankelijk van de grootte.

6. Veilig delen van bestanden

Het gebruik van file- en folderlinks biedt ook toegevoegde waarde op het gebied van veiligheid. Wanneer een bestand als attachment wordt verzonden is er geen garantie dat het bestand niet door andere mensen wordt ingezien. Bij het gebruik van file- of folderlinks verlaten de bestanden de vertrouwde Secure File Sync omgeving niet en worden ze pas getoond op het moment dat iemand op de link klikt.

Verder zijn er diverse manieren om additionele beveiliging toe te voegen. Zo is het mogelijk om een file- of folderlink een einddatum te geven waarna deze niet meer zal werken. Ook kan een maximum aantal keer worden aangegeven dat de link kan worden gebruikt. Daarnaast is het mogelijk om de link alleen beschikbaar te maken door middel van een loginnaam en wachtwoord.

Contact met Ekco

Meer weten of samenwerken met Ekco?

Laat gerust een bericht achter en dan neem ik, Joost, of iemand anders zo spoedig mogelijk contact met je op. Liever direct iemand aan de lijn? Bel ons dan op onderstaand nummer, er zit altijd iemand voor je klaar. 

Laat een bericht achter of bel +31 85 822 7900